مقدمة عن القرطاسية

آخر تحديث: ٣٠ مارس ٢٠٢٢

تُؤثر ترويسة الرسائل، وبطاقات التهنئة، وبطاقات العمل، والفواتير على نظرة الآخرين لشركتك. يجب أن تُقدم صورةً تجاريةً عالية الجودة. هذا ليس بالضرورة مُكلفًا (يمكنك طباعة الكثير منها بنفسك إذا لم تكن بحاجة إلى كميات كبيرة)، ولكن عليك الالتزام بالاتساق، ويجب أن تُقدم القرطاسية معلوماتٍ مُعينة، حسب نوع عملك، سواءً كنتَ تاجرًا فرديًا أو شركة تضامن أو شركة محدودة، وذلك للالتزام بالقانون.

إذن، كيف تستخدم القرطاسية لتعزيز صورتك؟ كيف تُحدد ما تحتاجه ومقدار ما تدفعه؟ كيف تجد مطبعة؟ ما الذي يجب على التجار الأفراد والشركات التضامنية والشركات المحدودة عرضه قانونيًا على القرطاسية؟ تختلف اللوائح التنظيمية لكل نوع من أنواع الأعمال، وعليك معرفة ما يجب عرضه. هل يجب استخدام ورق مُغلف أم غير مُغلف؟ كيف يُمكنك دعم البيئة دون دفع المزيد؟ هل الورق المُعاد تدويره مفيد، وهل يُمكن أن يُفيد عملك؟ يُقدم دليل دوبورت للقرطاسية الإجابات.

صورة شركتك

تُعبّر القرطاسية عن شركتك بشكل كبير. هدفك هو تقديم صورة عالية الجودة تُظهر اهتمامًا بالتفاصيل، مما يُشير إلى أن شركتك ستُحذو حذوك. إذا بدت قرطاسيتك غير مُرتبة، فماذا سيُشير ذلك إلى باقي أعمالك؟ يجب أن تتوافق جميع عناصر القرطاسية مع موادك التسويقية وتعكسها.

فكّر في تأثير جوانب مُعينة من قرطاسيتك على عملائك. على سبيل المثال:

نوع الخط

تصميم الشعار ورأسية الرسالة

النص المُراد تضمينه – رقم الهاتف، شعار الشركة، المتطلبات القانونية

الألوان المُستخدمة – مثلاً غامق أو باهت. أحادي اللون؟

وزن الورق – الورق الأثقل أغلى ثمنًا، ولكنه قد يُشير إلى الجودة. بعض الورق المُعاد تدويره يبدو أرخص، ولكنه قد يُعزز مصداقيتك البيئية ويحظى بموافقة بعض العملاء. فكّر في ما يُهم شركتك

الهيئات المهنية. إذا كنت عضوًا في جمعية أو اتحاد أو معهد صناعي، يُمكنك استخدام هذا لإبراز شركتك. يجب عليك مراجعة الجهة المختصة للتأكد من ترخيص استخدامك للشعار الجديد واستخدامك لأحدثه.

ما الذي تحتاجه حقًا؟

تحتاج معظم الشركات إلى:

ورق ترويسة. أوراق A4 تحتوي على شعارك وبيانات الاتصال الخاصة بك للمراسلات.

بطاقات تهنئة. بطاقات صغيرة تحمل تفاصيل ورق ترويسة، مفيدة للصقها على المستندات والشيكات وغيرها.

الفواتير والإيصالات. عادةً ما تُصمم كقالب للطباعة على الكمبيوتر، ولكن يمكن استخدامها كنسخة أو ثلاث نسخ من دفتر يُملأ يدويًا. اختر ما يناسب عملك.

بطاقات العمل. ضرورية لمشاركة بيانات الاتصال الخاصة بك مع الآخرين.

مظاريف أو ملصقات مظاريف. قد تحتاج إلى أحجام مختلفة، ولكن يمكن طلبها بسعر معقول ويمكن أن تكون فارغة.

عند بدء مشروعك التجاري، ستكون هناك العديد من الشكوك. إذا كنت تخطط لنقل مكتبك أو تغيير رقم هاتفك أو بريدك الإلكتروني قريبًا، ففكّر في طلب أو طباعة مطبوعات صغيرة الجودة. أحجام الطباعة الكبيرة تكون أقل تكلفة، ولكن ليس إذا اضطررت إلى التخلص منها بالكامل في المستقبل القريب. فكّر في استخدام جهاز الكمبيوتر الخاص بك لإنشاء ترويسة أساسية خاصة بك، والتي يمكن استخدامها أيضًا كإيصال فاتورة، إلخ. يُعدّ هذا فعالًا من حيث التكلفة، خاصةً إذا كنت تحتاج فقط إلى عدد قليل من الأوراق، ويمكنك الطباعة من مستندات نموذجية مُعدّة مسبقًا تتضمن شعارك أو ترويسة أوراقك. سترتفع تكاليف خراطيش الحبر، إلخ، بسرعة عند طباعة كميات كبيرة.

يمكنك طلب الأظرف وغيرها بأسعار معقولة عبر الإنترنت. بمجرد أن يبدأ عملك التجاري بالعمل وتفهم متطلباتك الخاصة، يمكنك بناء علاقة مع مطبعة وتطوير متطلباتك.

معلومات أساسية يجب تضمينها في قرطاسية عملك

من الواضح أنك تحتاج إلى اسم شركتك وعنوانها، وأرقام هواتفها (الثابتة والمحمولة)، بالإضافة إلى رقم الفاكس، وعنوان البريد الإلكتروني، وعنوان الموقع الإلكتروني إن وجد.

المتطلبات القانونية

منذ يناير 2007، اقتضت بعض التغييرات القانونية توفير المزيد من المعلومات حول القرطاسية.

لا يحتاج أصحاب الأعمال الفردية إلى تسجيل اسم تجاري. يمكنهم التداول باسمهم الخاص أو اختيار اسم تجاري مختلف. ومع ذلك، إذا اخترتَ بصفتك تاجرًا فرديًا اسمًا آخر غير اسمك الخاص لشركتك، فيجب عليكَ بموجب القانون تضمين اسمك وعنوان عملك في جميع خطابات الشركة وطلباتها وإيصالاتها. يجب أن تُشير الفواتير إلى تسجيلك في ضريبة القيمة المضافة إن وُجد.

يجب أن تُشير الشراكات في الخطابات وطلبات الشراء والفواتير والإيصالات إلى أسماء جميع الشركاء وعنوان المكتب الرئيسي، أو تُشير بطريقة أخرى إلى مكان فحص قائمة الشركاء. يجب أن تُشير الفواتير إلى رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة إن وُجد.

يجب أن تُظهر الشركات المحدودة في الخطابات ونماذج الطلبات (سواءً الورقية أو الإلكترونية، بما في ذلك أي مواقع إلكترونية وما إلى ذلك) اسم الشركة، ومكان التسجيل، ورقم تسجيل الشركة، وعنوان المكتب المسجل، وعنوان مكان عملها (إن كان مختلفًا). علاوة على ذلك، في حال تصفية الشركة، يجب ذكر هذه الحقيقة أيضًا. لا يُشترط على مديري الشركة…